Конфигурация в системе "Бизнес в Плюсе"

Настройки- это конфигурация системы, которая позволяет организовать работу пользователей и отображение данных.

Категории

Категории выполняют роль группировки таблиц, представлений. 
Доступ к настройкам есть только у сотрудника с группой доступа "Админ". 


Открытие/закрытие доступа к Категориям для групп доступа возможно только с помощью Интегратора.
При нажатии на название Категории происходит переход в список таблиц и представлений, которые находятся в этой категории.

Представления

Представление - визуальное отображение информации из различных таблиц в удобной форме.
Для определенных представлений есть возможностью вносить изменения данных в самом представлении.



Установка доступа к представлению.
Важно! При добавлении нового сотрудника в систему у него не будет доступа к представлениям. Необходимо добавить. 
1. Нажимаем на представление.
2. Нажимаем "перейти в доступ".
3. Выбираем группу доступа, к которой относится сотрудник (которому необходимо дать доступ к представлению).
4. Указываем режим доступа к представлению.
5. После указания группы доступа (п.3) отображаются все сотрудники в этом доступе. В поле "Доступ" ставим флаги напротив тех сотрудников, которым нужно данное представление.
6. Нажимаем "Сохранить".
7. Важно! Нельзя делать какие-либо изменения в настройках представления!



Пример, Если у сотрудника нет доступа к представлению.
1. У сотрудника "Дизайнер 1 тест" нет доступа к представлению.
2. При открытии представления сотрудник видит сообщение "Данное представление не существует, либо администратор закрыл доступ к нему".
Чтобы избежать подобных моментов, рекомендуем перед началом работы нового сотрудника в системе, зайти под доступом сотрудника и проверить все настройки, которые необходимы для работы, прежде чем сообщать сотруднику логин и пароль.



Для доступа к представлениям в категории "Пр-во" создана отдельная таблица "Доступ к отчету".
1. Для примера: представление "Отчет(по готовности)" в производстве.
2. Открываем таблицу "Доступ к отчету".
3. Добавляем запись. Выбираем пользователя и вид доступа.
4. Нажимаем "Сохранить".

Таблицы. 

Перейти в таблицы можно:
1. из Категории
    В этом случае будет отображен список всех таблиц, входящих в категорию. 


2. из Доступа
    В этом случае будут отображаться только таблицы, на которые есть права у выбранного доступа. 
    Здесь можно настроить таблицу для выбранного доступа. 
    1. Выбрать Группу доступа
    2. Выбрать нужную таблицу



Типы настроек в Таблицах
В таблице есть различные типы настроек:

1.	Общее
2.	Поля
3.	Форматирование
4.	Фильтры
5.	Доп. Действия
6.	Вычисления
7.	Внешние формы
8.	Синхронизация
9.	Шаблоны печати
10.	Шаблоны e-mail.
11.	Шаблоны СМС.
12.	Напоминания
13.	Подтаблицы
14.	Информеры.

Разберем подробнее.

1. Общие

1. При нажатии на "Дополнительно" в таблице происходит отображение полей настроек. При наведении курсора на "вопрос" отображаются подсказки по полю. Изменять их нельзя.

2. При нажатии на "права доступа" можно увидеть доступы к данной таблице у групп доступа. Изменять их нельзя.

2. Поля

1. Знак "удалить" поле. Это возможно при условии, что вы создавали поле, и это поле не имеет связей с другими полями, вычислениями, фильтрами и тд.
2. Знак "коопирования". При этом все права доступа будут скопированы вместе с полем.
3. Возможность редактирования. Для это нужно нажать на название поля. Это возможно при условии, что вы создавали поле.
4. Изменения порядка полей. Не рекомендуем менять до момента полного внедрения!
5. Возможность добавления новых полей.
6. Возможность добавления новых групп полей.
7. Группа полей нужна для визуального удобства при работе. Можно изменить ее месторасположение, переместив выше или ниже.
8. Отображение типов полей.
9. Информация о настройках поля. При наведении курсора будет отображение настроек поля.

Если нажать на название поля, то можно перейти в настройки поля. 
1. Если нажать на "Дополнительно", происходит отображение полей настроек. При нажатии на "вопрос" отображется подсказка по полю.
2. Если нажать на "Права доступа",отобразится список всех групп доступов, где "флагами" отмечены доступные действия по данному полю.



Типы полей.
1. Если навести курсор на "вопрос", то откроется подсказка по типам полей. Если нажать "подробнее" , то переход в полное описание.  
2. Если нажать на стрелку списка, то отображаются все доступные  типы полей.
Важно! По уже созданным полям нельзя менять тип полей.

Тип поля "Текст".

Предназначено для полей, в которых данные будут вводиться в виде строки;

1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "Текст". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю. 
3. Используем поле в работе.


Тип поля "Число". 
Предназначено для числовых значений.
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "Число". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Используем поле в работе.


Тип поля "Дата/время". 
Предназначено для  полей, в которых будут указываться даты. 
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "дата/время". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Используем поле в работе.


Тип поля "Список".
Задача поля - для ввода данных из предустановленного списка значений.
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "список". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Используем поле в работе.

Важно! Если вы решите изменить данные списка значений в настройках поля, и к этому полю есть вычисление или представление и тд., то это приведет к серьезной ошибке.
1. Поменяли местами "тест2" и "тест3".
2. При нажатии "ОК" будет замена во всех записях в поле "тест. Тип поля "Список" на "Значение.тест2".

При удалении значения из списка во все записях с этим значение станет "пусто".


Тип поля "Связь". 
Поле предназначено для отображения данных из других таблиц.
На период внедрения добавлять такие поля не рекомендуется.
Важно! Если вы решите изменить данные в настройках поля, это приведет к серьезной ошибке. В созданных не вами полях нельзя изменять данные.


Тип поля "Файл". 
Поле предназначено для прикрепления различных файлов.
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "файл". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Используем поле в работе.


Тип пол "Пользователь". 
Поле предназначено для выбора пользователей (сотрудников).
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "Пользователь". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Указываем пользователи из каких групп доступов будут отображаться при выборе.
4. Используем поле в работе.


Тип поля "Изображение".
Предназначено для прикрепления к таблице изображений, которые сразу отображаются в уменьшенном виде.
1. Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "Изображение". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
2. Указываем доступы к полю.
3. Используем поле в работе.


Тип поля "Группа". 
Предназначено для выбора групп доступа.
Нажимаем "добавить поле". Выбираем тип поля "группа". Заполняем все настройки (при нажатии на "вопрос" подсказка).
Указываем доступы к полю.
Используем поле в работе.

Как настроить доступ к полю, которое вы создали

1. Выбираем "Права доступа".
2. Всегда выбираем режим "Эксперта".
3. Ставим флаги для каждого параметра напротив групп доступа.
4. Нажимаем "Сохранить".


параметр Таблица
Дает возможность видеть значения данного поля в таблице.


параметр Просмотр 
Дает возможность видеть значения данного поля в записях таблицы.



параметр Редактирование
Дает возможность изменять значения данного поля в уже имеющихся записях таблицы.

параметр Добавление
Возможность заполнения данных в этом поле при добавлении новой записи.


параметр Подтаблицы
Дает возможность видеть значения данного поля в подтаблице.
Если флаг  "Подтаблица" установлен, то поле будет отображаться.


параметр Экспорт
Рекомендуем всем типам доступа ставить флаги на "экспорт". Это позволит сотрудникам пользоваться данными из других полей.
Важно! Внимательно ставить флаг в настройках таблицы для групп доступа. Возможность эспорта данных может привести к утечке информации.
Выполняет задачи:
1. Возможность экспорта данного поля в файл. 
   1.Указали в настройках поля флаг под "экспорт".
   2. Указали у данной группы доступа в настройках таблицы флаг слева от "Экспорт".
   Выбрали список строк таблицы, которые хотим экспортировать.
   3. Нажали действие "Экспорт".
Файл загрузился. В нем отображаются данные этого поля.


2. Возможность отображения данных в полях связи.
   1. Флаг не установлен - данные поля не отображаются.
   2. Флаг установлен - данные отображаются.


параметр Импорт 
Возможность импортировать данные в поле.
Важно! Давать право на импорт только в нужных случаях.
Для импорта значений необходимо:
     1. Указать флаг в настройках поля.
     2. Указать флаг в настройках таблицы.

3. Форматирование

Предназначено для визуального выделения определенных полей или строк в системе в зависимости от условий.
Важно! Большое количество форматирований замедляет процесс загрузки страницы.

Для добавления нажимаем "Добавить форматирование".  


Создание форматирования.
Форматирование работает для всех групп доступа.
Важно! В случае если поле/строка соответствует сразу нескольким форматированиям, то будет некорректное отображение (отобразится только одно из подходящих форматирований).
1. Имя: Нужно указать название, чтобы позже можно было легко понять, какие условия были заданы для форматирования. 
2. Условие: В зависимости от типа выбранного поля указываем нужный вариант отбора. 
Если нужно добавить условие, то выбираем "И" или "Или". 
В случае указания "И" условие будет продолжено. 
В случае указания "Или" будет создано еще одно(альтернативное) условие в рамках данного форматирования. 
Если больше нет условий, то переходим к следующему полю "Форматировать"
3. Форматировать: Выбираем, какие именно поля будут отформатированы. 
4. Цветовая схема: Возможность задать цветовые настройки форматирования с помощью списка стандартных цветов.
5. Сохранить

4. Фильтры

Нужны для отбора записей согласно заданным условиям.
Возможности:
1. Удаление фильтров (только созданных вами). 
2. Копирование. Рекомендуем для ускорения работы. В этом случае все условия и доступ к фильтру скопируются. Останется только измененить условия. 
3. Изменение порядка расположения (перетаскивание, изменение нумерации). 
4. Перейти в фильтр.
5. Добавить фильтр.

Добавляем новый фильтр.
Редактируем имеющийся.


При нажатии на:
      1. Дополнительно
      2. Права доступа


Вложить в.
Вложенность фильтра в другие фильтры.
Фильтр можно сделать вложенным в другой фильтр, при этом по умолчанию он становится подчиненным родительскому фильтру: все его условия накладываются на условие родительского фильтра.
Не показывать фильтр в меню. 
Отметьте, если необходимо не показывать данный фильтр в верхнем меню (например, служебный фильтр для подтаблиц или полей связи).
Отображать в скобках число записей. 
Отметьте, если нужно отображать количество записей в отфильтрованной таблице.
Если поставить галочку, то рядом с названием фильтра в скобках будет указано количество записей в отфильтрованной базе. Данная опция, включенная в большом количестве фильтров одной таблицы, может привести к ее медленному отображению.



Показывать подсказку.
Показывать подсказку об условиях фильтра при наведении на его название.
Скрыть кнопку добавления записей.
При установленном флаге в фильтре будет не доступна возможность добавлять новые записи.
Cкрыть поля.
Если нужно, отметьте поля, которые нужно скрыть при фильтрации, и значения полей по умолчанию.
Отмеченные поля будут скрываться при просмотре и редактировании записи по фильтру. Дополнительно можно указать значение по умолчанию для каждого из полей при добавлении записи по фильтру вне зависимости от того, будет оно скрыто или нет.
Справка по фильтру.
Краткое описание фильтра и его назначения для лучшего понимания работы фильтров всеми пользователями. Выводится при просмотре таблицы внизу после строк на странице.
Права доступа.

5. Доп. Действия. 

Дополнительные действия помогают при работе в системе. При их нажатии происходят вычисления. 
Важно! Копирование или другие изменения приведут к ошибкам в системе. 
Возможность добавления Доп действий есть только для ПРЕМИУМ.

При желании можно изменить Название доп действия (рекомендуется делать только после полного внедрения).
Можно изменить цвет.



При нажитии на "Права доступа" отображается перечень всех доступов.
После редактирования доступов нажимаем "Сохранить".

6. Вычисления

Важно! Ничего не меняем. Любое изменение приведет к ошибке в работе системе.
При необходимости добавления или корректировки вычисления необходимо обратиться в тех поддержку.
Большая часть вычислений скрыта.

7. Внешние формы

В программе есть возможность создавать внешние формы, которые будут отображаться и заполняться на сайтах и прочих внешних источника и позволят создавать/редактировать данные таблиц в системе. Например, если необходимо, чтобы потенциальные клиенты заполняли анкету на вашем сайте, и на основании нее создавались новые заявки в системе, то как раз потребуется создать внешнюю форму в таблице "Заявки".
Для добавления новой формы необходимо нажать "Добавить форму":

В разделе Настройки заполнить:
Имя формы: название в системе
Заголовок формы: название на сайте
Описание: текстовое описание под заголовком
Режим цвета: палитра или стандартный
Цвет фона
Прозрачные блоки формы: позволяет сделать фон формы прозрачным, в этом случае сохранится фон сайта
Вставить изображение: можно вставить картинку для шапки формы
Внешняя форма может:
только добавлять новые записи в таблицу
редактировать существующие записи в таблице
добавлять новые и редактировать существующие записи в таблице


Далее необходимо выбрать поля таблицы, которые будут отображаться во внешней форме  или задать значения полей по умолчанию:


Текст при заполненной форме: здесь можно добавить текст, который будет отображаться после заполнения анкеты.
Текст кнопки сохранения: например, Сохранить или Отправить.
Безопасность: выбрать тип протокола вашего сайта.
Пользовательское соглашение: ставим флаг при необходимости. Это дает возможность ри заполнении формы показать пункт о согласии с правилами или пользовательским соглашением. Также можно задать текст соглашения.


В разделе Редактор стиля можно настроить шрифт, цвет шрифта, фон для названия полей.
После изменений нажать "Сохранить".


В разделе Отображение анкеты можно посмотреть, как будет выглядеть внешняя форма.
Также здесь можно скопировать html- код, который нужно будет  разместить на вашем сайте.

После того как вы скопировали код вашей анкеты, необходимо в системе администрирования сайта создать для анкеты новую страницу либо начать редактировать уже существующую, зайдя в режим редактирования страницы и переключиться в режим отображения html-кода, вставить скопированный ранее код анкеты и сохранить страницу. После этого на выбранной вами странице появится созданная вами анкета. И при ее заполнении данные будут вноситься непосредственно в выбранную таблицу программы

8. Синхронизация

Важно! Ничего не меняем. Любое изменение приведет к ошибке в работе системе.
Доступно только для ПРЕМИУМ

9. Шаблоны печати

Ниже указан список стандартных шаблонов документов, имеющихся в системе.
Договоры: Счет на оплату, Договор
Отгрузки: Накладная ФЛ, ТОРГ-12, ТТН, Счет-фактура
Журнал денежных средств: ПКО, РКО



При необходимости добавить новые шаблоны печатных документов вы можете сделать это самостоятельно или обратиться в тех поддержку.
Подробнее об использовании шаблонов в отдельных видеороликах.

10. Шаблоны e-mail

Предназначены для отправки писем клиентам, сотрудникам и другим заинтересованным лицам.

11. Шаблоны СМС

Шаблоны СМС используются, если необходимо настроить рассылку данных из определенной таблицы через сообщение.
Для добавления нового шаблона нажать "Добавить шаблон":

Заполняем поля:
Название шаблона 
Текст сообщения: указать текст, который будет рассылаться по СМС.
Вставить в шаблон поле: добавьте, если нужно, переменную в шаблон сообщения. Эта переменная будет выводить в шаблоне значение поля. Установите курсор на нужное место в шаблоне, выберите из списка поле, нажмите «Ок».
Телефон получателя: в данном поле нужно указать поле в таблице, в которое вносится информация о телефоне получателя смс-сообщения
Лог рассылки: заполняется при необходимости, в данном поле нужно указать в какое поле следует заносить лог СМС-рассылки
Дата начала рассылки: выберите вариант отправки писем. Если установить «Сейчас», то после нажатия кнопки «Разослать» и выбора шаблона рассылка начнется сразу. Если установить «Выбрать дату и время», то после выбора шаблона появится окно, в котором можно задать дату и время начала рассылки. С помощью этого механизма можно, например, заранее подготовить рассылку с акцией или поздравлением.
Выполнять рассылку периодически по фильтру: выберите, по какому фильтру производить периодическую рассылку. Выберите, по какому уже созданному фильтру настроить периодическую рассылку. Затем настройте расписание (рекомендуется не чаще 1 раза в 30-60 минут, чтобы программа успела получить ответ от сервера о доставке смс).
После внесения всех необходимых изменений, нажимаем "Сохранить".

12. Напоминания

Данный тип настроек дает возможность отображать напоминания в системе после выполнения определнных действий в таблице.
Доступные действия:

Архивировать

Копировать

Отключать

Заполняем поля:

Имя- название напоминания

Указать условия аналогично условиям фильтров

Сообщение:
в этом поле вставляем шаблон текста сообщения в напоминании

Дополнительно:
заполняем поля согласно подсказкам

Права доступа:
указываем, пользователям с какой группой доступа будут приходить напоминания

13. Подтаблицы

Это таблицы, имеющие данные, связанные с текущей таблицей. Они отображаются внизу записи таблицы. В зависимости от выполняемых задач, у таблицы может быть одна/несколько или ни одной подтаблицы.
Подтаблицы можно менять местами, не рекомендуется это делать на этапе внедрения. 
Не рекомендуем менять имя подтаблицы.
Нельзя изменять связь по полю.
Нельзя изменять фильтр.

Права доступа: не рекомендуем ничего менять.

Важно! Подтаблицы создаются только с участием тех поддержки. Не рекомендуем ничего менять.

14. Информеры

Информеры предназаначены для того, чтобы выводить в шапку записи таблицы значения каких-либо полей. Это позволяет сразу увидеть важные данные и не искать их по всем полям. Например, отображать Статус заявки или ФИО дизайнера.
Для добавления нового информера в настройках таблицы нажимаем "Добавить информер":

Заполняем следующие данные:
Название: задайте название информера
Условия: при необходимости задайте условия, при которых информер должен отображаться. 
Текст: задайте текст, который будет выводиться в информере. Это могут быть данные из полей или произвольный текст.
Вставить шаблон поля: можно вставить названия полей, из которых нужно отображать информацию в настройке "Текст".
Режим цвета: режим, в котором вы будете задавать цвет информера. Стандартный – предустановленные цветовые схемы, Палитра – пользовательский режим настройки, где можно задать цвет фона и цвет текста.
Цвет информера: предустановленные цветовые схемы, если в предыдщей настройке вы выбрали Стандартный.
Описание информера: данное описание будет выводиться в Справке таблицы в разделе "Информеры".
После заполнения нажимаем "Сохранить".


Необходимо сделать.
Повторить все скрины