Договоры в системе "Бизнес в Плюсе"

                                           Порядок работы в таблице "Договоры".                                            

Таблица "Договоры" содержит информацию о заказах клиентов, по которым оформлен договор. В таблице отображается вся информация по заказу: на каком этапе он находится, все даты передачи документов из подразделения в подразделение, комплектность заказа, стоимости, этапы производства, сроки готовности, даты отгрузки и монтажа, информация по рекламациям и прочее.
Записи в этой таблице могут создавать несколькими способами:
1 создаются автоматически при выполнении в "Заявках" ДД "Создать договор"
2 могут создаваться вручную с помощью кнопки "Добавить запись".
3 Создаются из таблицы "Рекламации" с помощью ДД "Создать договор".


Все вновь созданные договоры имеют статус "Не получено от салона". Данный статус означает,  что еще не готовы документы от менеджера/дизайнера для передачи в производство.

                                                                     Поля                                                                       
После того как в системе появился новый договор, часть полей в договоре будет уже заполнена автоматически или по данным заявки:
Кто добавил: ФИО сотрудника, который добавил договор
ФИО клиента: из заявки
Создан из заявки: ссылка на заявку, на основании которой создан договор
Адрес, телефон: из заявки
Карта клиента: ссылка на карту клиента
Вид изделия: изделие из заявки
Заказ №: порядковый номер договора в системе, можно изменить вручную в соответствии с регламентом нумерации договоров в вашей компании
Статус: заполняется автоматически и будет меняться по мере продвижения договора
Комплектность склада ГП: по умолчанию значение "Нет на складе ГП". Заполняется ответственным сотрудником, который принимает заказ на склад ГП. В случае, если комплект, то указывается значение "Комплект", если есть вопросы, то указывают что не так.
Например: Нет модуля с вытяжкой (клиент не привез вытяжку), нет дверей - купе.
Можно заполнять с помощью Доп. действия "Комплект".
Снабжение: по умолчанию "НЕТ ВСЕГО", далее будет заполняться комментариями из отчета "Анализ обеспеченности". Информация о наличии номенклатуры для выполнения заказа.
Пр-во: заполняется автоматически по данным производства. На этапе, когда заказа нет в пр-ве, значение "Нет в работе пр-ва". На этапе, когда заказ в пр-ве - не выполненные Тех.процессы и Этапы. Когда в заказе все Тех.процессы закрыты, то будет указано "Завершено"
Замерщик: ФИО сотрудника, выполняющего замер по данному заказу
Наша компания: указывается название организации, к которой относится дизайнер, из справочника "Наши реквизиты"
Платежные реквизиты: ссылка на основной расчетный счет компании из справочника "Наши реквизиты"
Дизайнер: дизайнер из заявки, можно изменить вручную
Дата принятия: дата создания договора, можно изменить вручную
Ссылка на т."Расчетная": ссылка на запись в таблице "Расчетная", создается автоматически
Из расчета с/с мебель: автоматически заполняется данными поля "с/с мебели" из Основного расчета в подтаблице "Расчеты".
Коэф наценки согласно расчету: автоматически рассчитывается по формуле: "Из расчета мебель (Итого)" / "Из расчета с/с мебель" * 100.



Остальные поля заполняются вручную или по мере выполнения различных доп. действий и продвижения договора в системе:
Теги: выбираем значение из справочника "Теги" при необходимости
Реквизиты клиента: заполняются после выполнения ДД Реквизиты клиента, далее используются в различных шаблонах документов
Дата план гот-ти: заполняется вручную ответственным сотрудником, влияет на график выполнения заказа на производстве
Дата план монтажа: заполняется ответственным сотрудником, поступает в таблицу "Монтажи", на основании нее монтажники планируют свою работу
Дата план отгрузки: заполняется ответственным сотрудником, поступает в таблицу "Отгрузки"
Примечание: заполняется при необходимости
Технолог: заполняет ответственный сотрудник
Ст-ть мебели на заказ: заполняется дизайнером/менеджером вручную
Ст-ть техники: если в заказе клиента есть бытовая техника, то дизайнер/менеджер заполняет данные в подтаблице "Техника". Сумма по всем строкам этой подтаблицы отображается в этом поле
Ст-ть камня: если в заказе клиента есть каменные столешницы, то дизайнер/менеджер заполняет данные в подтаблице "Камень". Сумма по всем строкам этой подтаблицы отображается в этом поле
Ст-ть другой мебели: если в заказе клиента есть мебель от других поставщиков(например, столовые группы), то дизайнер/менеджер заполняет данные в подтаблице "Другая мебель". Сумма по всем строкам этой подтаблицы отображается в этом поле
Ст-ть комм.услуг(стоимость коммерческих услуг): заполняется вручную или автоматически из расчета стоимости, если у представления в просчетнике указана настройка Сумма в таблицу договоры "Ст-ть комм услуг"



Ст-ть прочего: заполняется вручную
Сумма договора: рассчитывается по формуле: "Ст-ть мебели" + "Ст-ть техники" + "Ст-ть камня" + "Ст-ть другой мебели"+ "Ст-ть прочего"+"Ст-ть комм услуг"
Оплачено: заполняется автоматически из подтаблицы "Оплаты заказов". Это сумма, которую оплатил клиент.
Остаток к оплате: рассчитывается автоматически Сумма договора-Оплачено
Дата гот по дог: заполняется вручную. Это дата, когда заказ должен быть полностью готов по договору.
Пакет документов в производство: в данное поле можно добавить файлы документов для пр-ва. После передачи заказа в работу технологу, данное поле становится не доступным для менеджера.
Просчетник: поле для загрузки файла просчетника, если необходимо
Ключевой клиент: заполняется автоматически после выполнения ДД "Ключевой клиент"
Ст-ть бонусов КК: заполняется автоматически после выполнения ДД "Ключевой клиент"
Оплачено бонусов КК: заполняется автоматически по данным из таблицы "Журнал денежных средств" после оплаты бонусов К.К. В данном поле указана сумма оплаченных бонусов ключевому клиенту.
Остаток оплат КК: автоматически рассчитывается как "Ст-ть бонусов КК - Оплачено бонусов КК"
Плановая с/с: заполняется автоматически после выполнения ДД "Создать номенклатуру". Равна сумме всех значений в поле "Итоговая учетно-покупная с/с" в подтаблице "Номенклатура в заказе".
Плановая с/с(%): рассчитывается автоматически после выполнения ДД "Создать номенклатуру" по формуле: "Плановая с/с" / "Ст-ть мебели" * 100.
Стоимость работ пр-ва: заполняется после передачи договора в производство суммой "Стоимость работ производства" из таблицы "Тех процессы и этапы в заказе".
Доп.расходы: заполняется суммой из подтаблицы Доп.расходы.

                                                    Дополнительные действия.                                             
В договоре справа отображаются кнопки- Дополнительные действия. Они предназначены для заполнения данных в договоре, а также для продвижения заказа в системе- от подписания договора до установки готовой мебели.



Рассмотрим каждое из ДД:
1. Распечатать: данное ДД используется для вывода на печать различных унифицированных и регламентированных внутри организации печатных форм. Например, счет на оплату, договор, приложение к договору, доп соглашение и другие.

Пример:


Шаблоны печати настраиваются в Настройках таблицы пользователем с правами "Админ".

2. Реквизиты клиента
Данное ДД предназначено для занесения в систему реквизитов клиентов, необходимых для заполнения всех документов и печатных форм. В системе предусмотрено 3 типа заполнения реквизитов: для Физ лица, Юр лица и ИП.
При нажатии на кнопку "Реквизиты клиента" появляется окно, в котором необходимо заполнить поля реквизитов в зависимости от типа клиента- физ.лицо, ИП, юр.лицо.


После сохранения реквизитов, будут заполнены поля в таблице "Реквизиты клиентов" (таблица "Реквизиты клиентов" скрыта. Данные в ней можно увидеть через таблицу "Клиенты").
Есть возможность заполнить все 3 типа реквизитов  для одного клиента неограниченное кол-во раз. Т.е  клиент будет один, а к нему множество реквизитов. В этом случае в Договоре необходимо в поле "Реквизиты клиента" выбрать нужные.



3. Изменить статус: действие аналогично ДД в Заявках.
Чтобы договор был передан технологу, а затем в производство, необходимо вручную изменить статус договора. Это делает ответственный сотрудник.
После того, как менеджер/дизайнер подписал с клиентом договор и подготовил весь пакет документов по заказу, необходимо изменить статус договора на "Не получено от технолога". Теперь с договором может работать технолог.
Далее технолог может передать заказ в работу отдела снабжения, в этом случае статус нужно изменить на "Получено от технолога, но не передано в работу пр-ва".
Также после того, как договор проработан технологом и сотрудниками снабжения, необходимо изменить статус на "В работе пр-ва".
Подробнее о статусах договоров в разделе "Статусы договоров".

4. Оплаты.
Данное ДД предназначено для внесения информации об оплатах клиента по договору.
В открывшемся окне необходимо указать сумму оплаты, комментарий(например, предоплата или остаток по договору), кассу (выбирается из списка), куда поступают ден.средства, и вид документа оплаты (выбирается из списка).
Нажать "Сохранить":


Также предусмотрена проверка, не позволяющая указать в окошке "Текущая оплата" сумму, превышающую остаток к оплате.
После сохранения автоматически создаются записи в таблице "ЖДС" в категории "Финансы".
В подтаблице "Оплаты заказов" в Договоре также появляется запись:


Сумма внесенной оплаты влияет на расчет сумм в Договоре в полях "Оплачено" и "Остаток к оплате":


Если у клиента есть несколько не отгруженных договоров, то  предусмотрена возможность распределить полученную оплату на все имеющиеся договоры.
Для этого в окне "Общая сумма оплаты" необходимо указать полученную от клиента сумму и нажать на кнопку "Распределить".
В этом случае сумма будет распределена пропорционально остаткам по договорам.


Также предусмотрена проверка, не позволяющая указать в окошке "Общая сумма оплаты" сумму, превышающую остатки по всем договорам.

5. Написать в Ленту: действие аналогично ДД в Заявках
6. Добавить задачу: действие аналогично ДД в Заявках
7. Замеры: действие аналогично ДД в Заявках

Блок Расчеты:
8. Открыть просчетник: действие аналогично ДД в Заявках
Также данное ДД необходимо для того, чтобы можно было заполнить Спецификацию изделия в расчете для дальнейшей передачи ее технологу.
Для отображения Спецификации по расчету нужно поставить галочку в поле "Показать спецификацию":



 Данная функция доступна только для тарифов "ПРЕМИУМ".



9. Сделать расчет основным: действие аналогично ДД в Заявках
10. Создать номенклатуру:
Это ДД необходимо для того, чтобы преобразовать позиции расчета стоимости в номенклатуру для дальнейшей работы снабжения и производства.
После выполнения данного ДД создаются записи в таблице "Номенклатура в заказах" (категория Номенклатура) согласно номенклатурным позициям в основном расчете.
Данные записи также отображаются в подтаблице "Номенклатура в заказе" в "Договорах".



Записи таблицы "Номенклатура в заказах" являются базой для дальнейшей работы отдела снабжения и обеспечения заказа всеми необходимыми позициями.

11. Номенклатура в заказе
Позволяет вывести в отдельном окне текущий список номенклатуры в заказе и изменить его при необходимости. При открытии отображаются данные из подтаблицы "Номенклатура в заказе".



Также в данном окне есть возможность распечатать список номенклатуры по местам хранения. Эта печатная форма удобна для работы сотрудников склада.



12. Зарезервировать
После выполнения этого ДД данные о номенклатуре в заказе передаются в таблицу "Резервирование", в которой уже происходит дальнейшая работа по обеспечению заказа всеми необходимыми позициями и складскому учету (создание резервов, заказов поставщикам, реализация номенклатуры и пр.)
Подробно рассказано в методичке по блоку "Снабжения".



13. План закупок
Подробно рассказано в методичке по блоку "Снабжения".
14. Реализация
Подробно рассказано в методичке по блоку "Снабжения".
15. Ключевой клиент
Ключевой клиент(КК) - это дизайнер интерьера, прораб, партнер, застройщик или любое третье лицо, которое получает бонусы за то, что приводит заказчика в компанию. Для фиксирования информации о том, что заказ поступил при участии КК.  Это нужно для отслеживания всех просчетов от КК, которые требуют повышенного внимания, отдельного контроля, статистики и отчетности.
Для того, чтобы указать, что заказ от КК, в меню доп.действий нужно выбрать ДД "Ключевой клиент":


В новом окне:
1. Выбирать КК из списка.
2. Указать сумму бонусов.
3. Нажать кнопку "Сохранить".
Данные отразятся в соответствующих полях Договора:


16. Б-М Номенклатура
Данное ДД отображается, когда договор переходит в статус "Не получено от технолога".
Позволяет загрузить номенклатуру из Базис-мебельщика.
Подробнее в видео.
Видео: Добавление сметы из базис мебельщик
Ссылка на видео https://youtu.be/IwVfdakzYg8


ВАЖНО: Поля, отмеченные звездочкой *, обязательны для заполнения (запись не сохранится, если данное поле оставить пустым).
ВАЖНО: Кол-во и название полей может меняться, в данной методичке стандартный набор полей для Договора. (настройка полей производится в Конфигурации пользователем с правами Админ). На начальном этапе внедрения мы не рекомендуем изменять состав и название полей.

                                                                        Подтаблицы.                                                                  
К таблице "Договоры" создано несколько подтаблиц, в которых также содержится информация по заказу.


1. Расчеты
Отображаются все расчеты стоимости, созданные по данному заказу.
Следует обратить внимание на поле "Блокировать расчет". Если в данном поле будет указано"Да", нельзя будет выбрать данный расчет в качестве основного и передать заказ в производство.

Для того, чтобы заказ передавался в производство с актуальной стоимостью номенклатурных позиций, предусмотрена возможность блокировки расчетов стоимости.
Такая необходимость может возникнуть, когда просчет был создан достаточно давно, но договор не заключен. И на момент, когда клиент решит оформить договор, цены на номенклатурные позиций могут значительно измениться.
В этом случае руководитель может установить в данном поле "Да", и менеджер не сможет продолжить работу с просчетником без пересохранения данных расчета. В момент сохранения автоматически будут проверены все цены на номенклатуру в просчетнике и обновятся данные по стоимости.

2. Номенклатура в заказе
Отображается вся номенклатура, которая необходима для выполнения заказа. Создается с помощью ДД "Создать номенклатуру" или ДД "Импорт из Б-М".

3. Оплаты заказов
Отображаются все оплаты по данному заказу. Создаются после выполнения ДД "Оплаты".

4. Техника
В эту подтаблицу менеджер/дизайнер вручную вносит информацию о технике, если она есть в договоре клиента.
1. Ст-ть из подтаблицы так же поступает в поле "Стоимость техники".
2. В поле "Сумма договора" к общей сумме добавилась ст-ть техники.


5. Камень
В подтаблицу данные вносит менеджер/дизайнер вручную. Заполнение подтаблицы и передача данных осуществляются аналогично подтаблице "Техника".

6. Другая мебель
В подтаблицу данные вносит менеджер/дизайнер вручную. Заполнение подтаблицы и передача данных осуществляются аналогично подтаблице "Техника".

7. Отгрузки
Запись в этой подтаблице появляется автоматически в момент создания договора. Заполняется ответственным сотрудником. Позволяет отследить результат доставки изделия.

8. Монтажи
Запись в этой подтаблице появляется автоматически в момент создания договора. Заполняется ответственным сотрудником. Позволяет отследить результат установки изделия.

9. Оплаты КК
Здесь отображаются все оплаты ключевым клиентам.
Данные поступают из таблицы "Журнал денежных средств" после выполнения ДД "Распределить оплату".
Общая сумма из подтаблицы отображается в поле "Оплачено бонусов КК".


10. Замеры
Запись появляется после выполнения ДД "Замер".
В дальнейшем данные поступают из таблицы "Замеры".

11. Задачи
Содержит информацию обо всех задачах, созданных к данной заявке.

12. Доп. расходы
В этой подтаблице появляются записи, если по данному договору добавлены расходы в таблице "Расходы общие"(категория "Расходы")



13. Лента
Содержит информацию обо всех событиях по данной заявке(изменения статуса, сообщения в ленте, комментарии)

14. Коммуникации
Отражает все сообщения во внешние источники(мессенджеры, почта, соц сети), созданные по данной заявке.

                                                                  Необходимо сделать.                                                          
1. Разобраться с каждым полем (понять для чего нужны).
2. Разобраться с каждой подтаблицей (понять для чего нужны, как правильно вести работу).
3. Разобраться с каждым Доп действием (понять для чего нужны, в каких случаях применять).
4. Разобраться с каждым фильтром (понять для чего нужны).
5. Сделать тестовые записи. Разобраться в механизме работы.
6. Сделать настройки каждому типу доступа исходя из функционала (не торопиться - делать внимательно!).
7. Удалить не нужные записи.
8. Полноценная работа в таблице всеми сотрудниками.

Прочитайте готовые ответы