Заявки в системе "Бизнес в Плюсе"

В системе "Бизнес в Плюсе" работа с клиентом начинается с создания заявки. Все заявки фиксируются в таблице "Заявки" в категории "Заказы".
Таблица предназначена для работы с клиентами до момента заключения договора или отказа.


Заявки могут добавляться менеджером/дизайнером вручную или автоматически посредством интеграции с внешними источниками (мессенджеры, сайт, соц. сети).
Для создания заявок через интеграцию с различными источниками необходимо обратиться в тех поддержку.

Рассмотрим создание заявки вручную.
Для добавления новой записи нажимаем "Новая запись".


Заполняем поля (все обязательные для заполнения поля отмечены красной звездочкой):
Теги выбираем значение из справочника "Теги" при необходимости
ФИО клиента
Обращение выбираем подходящее значение из справочника "Форма первого обращения"
Дата следующего общения указываем дату, когда планируем в следующий раз связаться с клиентом
Тип изделия выбираем значение из справочника "Типы изделий"
Наименование изделия указываем наименование без типа изделия(например, Аркобалено, в прихожую и т.п)
Ст-ть указываем сумму согласно расчету стоимости изделия(если расчет сделан не в системе)
Доб. коммент добавляем комментарий по данному заказу
Описание расчета поля для заметок дизайнера относительно расчета стоимости
Дизайнер автоматически указывается сотрудник, который создает запись, поле доступно для редактирования
Файл в данное поле можно прикрепить файлы по проекту
Телефон 1 телефон клиента


Нажимаем кнопку "Сохранить".

После сохранения в заявке отобразились дополнительные поля:
Статус после сохранения появился статус "Консультация". Статус будем меняться автоматически, по мере продвижения заказа и выполнении доп.действий.
Изделие Тип изделия + Наименование изделия
Стоимость в этом поле происходит автоматический расчёт суммы по всем "Основным расчетам" по всем изделиям в данной завке.
Комментарий дизайнера в это поле переносится текст, который добавляли в поел "Доб коммент", а также здесь будут отображаться все комментарии, которые будут указаны в случае изменения статуса заявки вручную
Рекламный канал если заявка появилась в результате интеграции с внешними источниками, то заполняется автоматически. Можно редактировать вручную.
Коммент клиента в рекламном канале в случае интеграции с внешними каналами комментарий заполняется автоматически, также можно корректировать вручную.
Карта клиента формируется автоматически при сохранении заявки. В Карте клиента хранится вся информация о клиенте и его заказах в компании.
Контакты здесь отображается вся контактная информация клиента-адрес, телефон, почта и т.д
Аналогичные заказы с этим номером здесь будут отображаться все заявки с таким же номером телефона. Так можно определить,был ли у нас клиент, что и когда он просчитывал, видеть коммуникации с ним.


Обратите внимание, что обязательность заполнения того или иного поля устанавливается в настройках.

Также в заявке появились следующие подтаблицы:
Изделия содержит информацию обо всех изделиях, созданных к данной заявке.
Расчеты содержит информацию обо всех просчетах, созданных к данной заявке.
Замеры содержит информацию обо всех замерах по изделиям из данной заявки.
КП содержит информацию обо всех коммерческих предложених, созданных к данной заявке.
Коммуникации отражает все сообщения во внешние источники(мессенджеры, почта, соц сети), созданные по данной заявке.
Задачи содержит информацию обо всех задачах, созданных к данной заявке.
Лента содержит информацию обо всех событиях по данной заявке(изменения статуса, сообщения в ленте, комментарии)


Справа в заявке мы видим кнопки- Дополнительные действия:
Рассмотрим каждое из них отдельно:

1. Изменить статус
Данное ДД позволяет изменить статус заявки вручную и указать причину изменения статуса.
Большая часть статусов изменяется автоматически, но бывают ситуации, когда статус приходится изменять вручную.
Например, когда дизайнер/менеджер производит расчет стоимости не в системе, а вручную. В этом случае необходимо установить статус "Просчет" вручную с помощью данного ДД.
Также статус "Отказ" устанавливается только вручную. При выполнении ДД дополнительно нужно будет указать причину отказа и комментарий:


После перевода заявки в статус "Отказ" будут отображаться дополнительные поля:
Причина отказа и Описание отказа:



2. Написать в ленту
Данное ДД позволяет обмениваться информацией по заявке внутри системы.


Все комментарии, указанные с помощью данного ДД отображаются в заявке подтаблице "Лента":



3. Добавить изделие
Если клиент хочет заказать несколько изделий, то с помощью этого ДД можно добавить несколько изделий в одну заявку.
Необходимо указать Тип изделия, Наименование и сохранить изменения.


В заявке появится еще одно изделие:



4. Открыть просчетник
Просчетник - основной инструмент менеджера/дизайнера для расчета стоимости заказа.
Что посчитать стоимость изделия в системе, необходимо использовать ДД "Открыть просчетник".
Если в заявке несколько изделий, то во всплывающем окне нужно будет выбрать изделие:


Выбрать вариант просчета, который необходимо открыть: "Новый" (если по данной заявке ранее не было просчетов) или выбрать из списка ранее сохраненные просчеты. Нажать кнопку "Далее".
Перед вами на экране откроется "Просчетник".
Для удобства работы менеджера все материалы и комплектующие будущего изделия располагаются в папках, которые называются "Представления", они расположены в левой части просчетника: 


Раскрывая родительские папки, менеджер выбирает нужные материалы и комплектующие, а также указывает их кол-во: 


Для более оперативного поиска подходящих комплектующих, в просчетнике предусмотрено отображение "Соответствий". Их можно увидеть, если нажать на значок "С" возле названия номенклатуры: 



Важно! После того, как менеджер внес нужное кол-во в строках одной вкладки, обязательно нужно нажать кнопку "Обновить расчет", иначе выбранные позиции не запишутся в расчет.


После того, как добавлены все нужные позиции, необходимо сохранить расчет.
Вверху просчетника слева отображается таблица, в которой расписаны итоговые суммы по просчету:
1. Мебель( без скидки) (сумма всех выбранных позиций в данном просчетнике).
2. Скидка % (здесь можно вручную поставить % скидки).
3. Скидка (руб) (здесь можно вручную указать сумму скидки, напр. если не делаете скидку в % или дать еще дополнительную скидку).
4. Мебель(итого) (стоимость с учетом всех скидок).
5. Доп.работы (стоимость дополнительных работ, на данное поле скидка не распространяется).
6. Сумма (итоговая сумма за мебель+доп. работы)
7. Кнопка "Сохранить" расчет.


После сохранения расчета, статус заявки изменяется с "Консультация" на "Просчет" (в случае если это был первый расчет по данному изделию).

Если необходимо сделать несколько вариантов расчета одного и того же изделия (напр. Кухня с разными фасадами или с другой фурнитурой и пр.), можно не создавать новый расчет заново, а сделать копию уже существующего расчета, и уже там внести измения.
Для создания копии расчета нужно открыть расчет и:
1. Внести любые изменения в любые поля (удалить ненужную позицию, добавить новую, изменить кол-во и пр.)
2. Нажать кнопку "Сохранить как".


Автоматически создастся копия расчета с названием <Название расчета + копия текущая дата и время>. Название нового расчета можно изменить вручную. 


В системе "Бизнес в Плюсе" в таблице "Заявки" можно добавлять несколько изделий и создавать неограниченное число расчетов и их копий.

5. Сделать расчет основным
Если по одному изделию создавалось несколько вариантов расчета стоимости, то для выбора основного предназначено ДД "Сделать расчет основным".
Согласно данным основного расчета рассчитывается сумма в заявке в поле "Стоимость". А также будет создаваться Договор и передаваться изделие в работу технологу.
Для этого нужно выбрать ДД "Сделать расчет основным", будет предложен список всех расчетов, созданных к этой заявке.
Выбираем нужный расчет и нажимаем "Проверить и сделать основным". В этот момент происходит проверка наличия выбранных позиций в таблице "Склад номенклатуры".
Обратите внимание, что если у расчета в поле "Блокировать расчет" установлено "Да", то такой расчет не будет предложен для выбора в качестве основного. 



6. Открыть КП
Для того, чтобы составить для клиента фирменное коммерческое предложение, используется доп. действие "Открыть КП". После нажатия на кнопку "Открыть КП" отображается шаблон, который необходимо заполнить и внести всю информацию для коммерческого предложения.



Подробное описание работы с КП см. в методичке "Данные для КП".

7. Указать адрес
Данное ДД необходимо, чтобы указать адрес клиента, по которому будет производиться замер и в дальнейшем устанавливаться мебель. Без указания адреса не получится назначить замер по заявке и создать договор. 
В открывшемся окне указать адрес в верхней строке:


Важно, чтобы все поля подсвечивались зеленым цветом, если подъезд не известен, можно поставить просто пробел, точку или любой другой символ.
После заполнения адреса нажать кнопку "Записать адрес".
В заявке отобразится адрес:


8. Замеры
С помощью данного ДД назначается замер по заявке.
В новом окне:
1. Нужно выбрать изделия для замера (например, клиенту просчитали два изделия, но замер нужен пока только для одного).
2. Нажать кнопку "Далее":


Данные отобразились в таблице "Замеры" и сотрудник, который выполняет замеры, получил уведомление в системе, на почту или на телефон (если подключены мессенджеры) о назначении нового замера.


После того, как замерщик выполнил замер, задгрузил все фото и файлы в систему, написал комментарии и поставил дату выполнения замера, менеджеру/дизайнеру придет оповещение (зависит от выбранных настроек) о том, что замер выполнен, а в подтаблице "Замеры" уже отображаются данные с результатами замера.
При переносе заявки в таблицу "Договоры", замер тоже переходит в Договор со всеми файлами и фото.

9. Создать договор
Для заключения договора с клиентом необходимо создать запись в таблице "Договоры". Это производится с помощью ДД "Создать договор".
Для того, что бы перевести заявку в статус "Договор", а с клиентом заключить договор и отправить заказ в работу пр-ва, нужно:
В меню доп.действий выбрать ДД "Создать договор".
В новом окне требуется выбрать изделие, которое необходимо перенести в "Договоры" и по которому будет заключаться договор с клиентом. Далее нажать кнопку "Перенести": 


В новом окне появится ссылка для перехода в сформированную запись в таблице "Договоры":


Данные из Заявки перенеслись в Договор: ФИО, контактная информация, адрес, расчеты, замеры и пр.:
Статус заявки изменяется на "Договор", менеджер/дизайнер может подписывать договор с клиентом и передавать заказ в производство.
Подробное описание работы в таблице "Договоры" находится в следующем разделе методички "Договоры".

10. Дубль
В системе есть возможность объединить дублирующие заявки.
Это предусмотрено на тот случай, когда, например, один и тот же клиент подает заявку или по разным рекламным каналам или приходит в разные салоны продаж.
В этом случае с помощью ДД "Дубль" можно объединить заявки в одну.
Требуется выбрать верную(основную) заявку и нажать "Записать":


Данные из дублирующей заявки перенесутся в основную. Дизайнер будет работать только с основной заявкой в таблице "Заявки".

11. Сообщение
Данное ДД работает в случае наличия настроенной интеграции программы "Бизнес в плюсе" с мессенджерами и соц. сетями (Прим. интеграция с мессенджерами и коммуникации описана в отдельной методичке).
В меню ДД выбираем "Сообщение":
В новом окне:
1. Отметить галочкой мессенджер, куда мы хотим отправить сообщение клиенту.
2. Написать сообщение клиенту.
3. Выбрать способ отправки (сразу или в определенное время).
4. Используем доп. возможности, если нужно: отправить шаблон рассылки, файл (напр. эскиз проекта), коммерческое предложение.
5. Нажать кнопку "Отправить":



12. Добавить задачу.
Если по данной заявке требуется поставить задачу другому сотруднику компании, то необходимо воспользоваться ДД "Добавить задачу".
Нажимаем "Добавить задачу".
Перед вами открывается новая страница в таблице "Задачи"
Здесь заполняете все необходимые поля, указываете исполнителя задачи и нажимаете "Сохранить".
Данная задача появилась в системе в списке задач исполнителя.



                                                                  Необходимо сделать.                                                         
1. Используя тестовые записи создать все случаи, рассмотренные выше .
2. Удалить все тестовые записи в таблице "Заявки" (после полного разбора работы таблицы "Заявки" и других таблиц, связанных с ней).
3. Начать заносить реальные записи в таблицу "Заявки".

Прочитайте готовые ответы