Затраты подотчетников в системе "Бизнес в Плюсе"
Видео: Сервис. Затраты подотчетников
Ссылка на видео https://youtu.be/iUeirevuFps
Цель таблицы - учет расходов по подотчетникам.
Таблица находится в категории "Расходы".

Существует 2 способа работы с подотчетниками.
Отличие заключается в заполнении поля "Карта", которое влияет на создание записи в таблице "Журнал денежных средств".

1. Без заполнения поля "Карта".
Создается запись в таблице "Журнал денежных средств". Сотрудник получает денежные средства из кассы.

Подотчетник добавляет запись в таблицу "Затраты подотчетников", заполняет поля. При нажатии "Сохранить" создается запись в таблице "Расходы общие".
Важно! В этом случае сотрудник не указывает данные в поле "Карта". Это поле нужно скрыть от сотрудников.

В таблице "Отчет по подотчетникам" у данного сотрудника:
в поле "Получено подотчет" отображается сумма из "Журнала денежных средств".
в поле "Сдано отчетов" сумма из "Затраты подотчетников".

2. С заполнением поля "Карта".
Подходит в тех случаях, когда у сотрудника есть банковская карта, которая привязана к расчетному счету, или отдельная карта, оформленная на руководителя.
В таком случае нет необходимости делать запись в таблице "Журнал денежных средств" (сотрудник может использовать деньги без жестких ограничений).
Сотрудник добавляет запись в таблице "Затраты подотчетника" и заполняет поле "Карта".
В этом поле будут отображаться только те кассы и р/с, у которых в настройках "Для расчетов подотчетников" выбрано "Да":

После этого автоматически создается две записи:
Одна запись в таблице "Журнал денежных средств" на сумму затрат. Остатки по счетам и кассам верные.
Вторая запись в таблице "Расходы общие".
В результате в таблице "Отчет по подотчетникам" у сотрудников всегда будут стоять одинаковые суммы.
Проверка отчета теперь не нужна. Остается только сверить остатки по карте и подтвердить расходы.
Пример заполнения:

После нажатия "Сохранить" создаются записи в таблицах "Расходы Общие" и "ЖДС". При этом отображаются активные ссылки.

Отображается ДД "Распределить". Оно дает возможность распределить потраченную подотчетником сумму на расходы по определенным статьям.

В открывшемся окне ДД:
1. Указана сумма затрат подотчетника, которую необходимо распределить.
2. Изначально отображается одна строка. При заполнение отображается следующая строка и т.д.
Есть возможность добавлять много записей и по каждой записи указывать разные значения в полях.
3. Указана общая сумма распределения.
4. Указана оставшаяся сумма к распределению: "Общая сумма к распределению" - "Общая сумма по строкам".
5. Кнопка "Распределить". При нажатии создаются записи в таблице "Расходы общие". На каждую строку своя запись расхода.

Необходимо сделать.
1. Разобраться с двумя возможными механизмами. Выбрать, какой подходит для вашей компании.
2. Создать тестовые записи в таблице.
3. Удалить тестовые записи.
Ссылка на видео https://youtu.be/iUeirevuFps
Цель таблицы - учет расходов по подотчетникам.
Таблица находится в категории "Расходы".

Существует 2 способа работы с подотчетниками.
Отличие заключается в заполнении поля "Карта", которое влияет на создание записи в таблице "Журнал денежных средств".

1. Без заполнения поля "Карта".
Создается запись в таблице "Журнал денежных средств". Сотрудник получает денежные средства из кассы.

Подотчетник добавляет запись в таблицу "Затраты подотчетников", заполняет поля. При нажатии "Сохранить" создается запись в таблице "Расходы общие".
Важно! В этом случае сотрудник не указывает данные в поле "Карта". Это поле нужно скрыть от сотрудников.

В таблице "Отчет по подотчетникам" у данного сотрудника:
в поле "Получено подотчет" отображается сумма из "Журнала денежных средств".
в поле "Сдано отчетов" сумма из "Затраты подотчетников".

2. С заполнением поля "Карта".
Подходит в тех случаях, когда у сотрудника есть банковская карта, которая привязана к расчетному счету, или отдельная карта, оформленная на руководителя.
В таком случае нет необходимости делать запись в таблице "Журнал денежных средств" (сотрудник может использовать деньги без жестких ограничений).
Сотрудник добавляет запись в таблице "Затраты подотчетника" и заполняет поле "Карта".
В этом поле будут отображаться только те кассы и р/с, у которых в настройках "Для расчетов подотчетников" выбрано "Да":

После этого автоматически создается две записи:
Одна запись в таблице "Журнал денежных средств" на сумму затрат. Остатки по счетам и кассам верные.
Вторая запись в таблице "Расходы общие".
В результате в таблице "Отчет по подотчетникам" у сотрудников всегда будут стоять одинаковые суммы.
Проверка отчета теперь не нужна. Остается только сверить остатки по карте и подтвердить расходы.
Пример заполнения:

После нажатия "Сохранить" создаются записи в таблицах "Расходы Общие" и "ЖДС". При этом отображаются активные ссылки.

Отображается ДД "Распределить". Оно дает возможность распределить потраченную подотчетником сумму на расходы по определенным статьям.

В открывшемся окне ДД:
1. Указана сумма затрат подотчетника, которую необходимо распределить.
2. Изначально отображается одна строка. При заполнение отображается следующая строка и т.д.
Есть возможность добавлять много записей и по каждой записи указывать разные значения в полях.
3. Указана общая сумма распределения.
4. Указана оставшаяся сумма к распределению: "Общая сумма к распределению" - "Общая сумма по строкам".
5. Кнопка "Распределить". При нажатии создаются записи в таблице "Расходы общие". На каждую строку своя запись расхода.

Необходимо сделать.
1. Разобраться с двумя возможными механизмами. Выбрать, какой подходит для вашей компании.
2. Создать тестовые записи в таблице.
3. Удалить тестовые записи.
Прочитайте готовые ответы
- Настройки
-
Продажи
- Заявки
- Замеры
- Договоры
- Клиенты
- Журнал денежных средств в продажах
- Отчет "Изменение заявок"
- Отчет "Активные заявки"
- Отчет "Анализ продаж"
- Отчет "Средний чек"
- Отчет "Структура заказов"
- Отчет "Воронки продаж"
- Ключевые клиенты
- Коммерческое предложение
- Рекламные каналы
- Данные для коммерческого предложения
- Типы изделий
- Форма первого обращения клиента
-
Снабжение
- Работа в системе по блоку "Снабжение"
- Поставщики
- Структура просчетника
- Настройки расчёта стоимости
- Группы представлений
- Представления
- Номенклатура в заказах
- Склад номенклатуры
- Буфер импорта
- Установка цен номенклатуры
- Номенклатурные группы
- Соответствия
- Комплектующие фиксированные
- Аналогичные номенклатуры
- Единицы измерения
- Аналоги ед. измерения
- Группы мест хранения
- Резервы
- Резервирование
- План закупок
- Отборы планов закупок
- Расчеты
- Заказы поставщикам
- Накладные
- Поступления
- Реализации
- Оприходования
- Требования-накладные
- Анализ обеспеченности
- Учет движения
- Замена позиций в заказе
- Добавление счетов на оплату
- Техника снабжение
- Камень снабжение
- Другая мебель снабжение
-
Производство
- Общее по блоку Производство
- Отчет (по готовности)
- Техпроцессы и этапы в ЗАКАЗЕ
- Этапы техпроцессов в ЗАКАЗЕ
- Работы в ЗАКАЗЕ
- Зарплата производства
- Справочник "Этапы"
- Справочник Техпроцессы
- Справочник Техпроцессов и Этапов
- Справочник "Работы"
- Справочник "Способы расчета"
- Доступ к отчету
- Группы техпроцессов
- Работа с ЭР в коммерческих услугах
- Сервис
- Экономика
- HR
- Настройка интеграции