Инвентаризация в системе "Бизнес в Плюсе"

Цель: оптимизировать процесс инвентаризации остатков на складах
В системе есть возможность проводить инвентаризацию в разрезе складов, а также инвентаризировать не только товары, но и упаковки.

Для проведения инвентаризации в системе предусмотрено 2 таблицы:

1. Отчет Инвентаризация

Таблица расположена в категории "Обеспечение":
С данной таблицы сотрудник начинает работу по инвентаризации.



В верхней панели отчета расположены поля:
1. Поиск позволяет найти позицию товара/упаковки по наименованию
2. Отсканируйте в данное поле можно поставить курсор и отсканировать инвентаризируемоую позицию, после этого в отчете отбразится кол-во фактических единиц
3. Выбор склада в данном поле необходимо выбрать склад , по которому проводится инвентаризация
4. Продолжить в данном поле открывается список ранее сохраненных, но не завершенных таблиц отчета по инвентаризации, можно выбрать ранее созданный отчет  и продолжить с ним работу
5. флаг Упаковки если установить этот флаг, то в отчете будут отображаться упаковки из таблицы "Упаковки"
6. флаг Номенклатуры если установить этот флаг, то в отчете будет отображаться номенклатура из справочника "Склад номенклатуры", у которой Вид не равен "Услуга"
7. Резервы если установить этот флаг, то в отчете будет отображаться информация о резервах инвентаризируемой номенклатуры
8. Обновить при нажатии данной кнопки обновляются данные в отчете

Основаная часть отчета содержит информацию:




1. Иерархия иерархия расположения номенклатуры/упаковки в Складе номенклатуры
2. Числится отображается кол-во номенклатуры/упаковок, которое числится на выбранном складе
3. Факт проставляется вручную или с помощью сканирования, отражает фактическое наличие на складе(кол-во знаков после запятой указывается в Складе номенклатуры в поле "Точность")
4. Отклонение отображается разница между значением Факт и Числится
5. Комментарий в этом поле можно указать комментарий при необходимости, становится доступным для редактирования после указания кол-ва в поле Факт
6. Удаление позиции/папки при нажатии на "крестик" из списка удаляется выбранная позиция или папка
7. Позиция наименование кокретной номенклатуры/упаковки
8. Раскрытие иерархии папок при нажатии на "плюс" раскрываются подчиненные папки в Складе номенклатуры
9. Числится в резервах отображается кол-во данной номенклатуры в таблице "Резервы", данная инфо доступна, если в отчете выбран флаг в поле "Резервы"
10. Сохранить при нажатии данной кнопки сохраняется вариант отчета по инвентаризации, к нему можно будет вернуться позже
Завершить при нажатии данной кнопки создается запись в таблице Инвентаризация
11. Кнопка "Печать" при необходимости с помощью данной кнопки можно распечатать отчет


2. Таблица Инвентаризация

Таблица расположена в категории Обеспечение.
После того, как сотрудник завершил работу с отчетом Инвентаризация, необходимо Оприходовать или Списать номенклатуру.
Для этого как раз предназначена таблица Инвентаризация.




Записи в данной таблице могут создаваться:
1. Вручную с помощью кнопки "Добавить инвентаризацию"
2. Автоматически после нажатия кнопки "Завершить" в "Отчете Инвентаризация"

2.1 Поля таблицы:



№: заполняется автоматически, порядковый номер записи в таблице Инвентаризация
Добавил: ФИО пользователя, создавшего запись
Дата: заполняется автоматически, дата создания записи
Склад: Склад, по которому проводится инвернтаризация, заполняется автоматически в случае создания записи из Отчета Инвентаризация
Статус: по умолчанию равен "подготовка", после проведения записи становится "проведена"
Отклонение (с/с): общая сумма значений всех строк в подтаблице Позиции по колонке "Отклонение с/с"

2.2 Подтаблица Позиции:

В данной подтаблице отображается номенклатура/упаковки, по которым в Отчете Инвентаризация было проставлено фактическое кол-во.
Поля подтаблицы заполняются автоматически из Склада номенклатуры или из Отчета Инвентаризация.
Если запись в таблице Инвентаризация создается вручную, то информация в подтаблицу "Позиции" также вносится вручную.

2.3 Подтаблица Оприходования:

Если в результате инвентаризации был обнаружен излишек какой-либо номенклатуры, то при проведении Инвентаризации автоматически создается Оприходование номенклатуры. Если был обнаружен излишек Упаковки, Оприходование создаваться не будет.



2.4 Подтаблица Требования-накладные:

Если в результате инвентаризации был обнаружен недостаток какой-либо номенклатуры, то при проведении Инвентаризации автоматически создается Требование-накладная номенклатуры. Если был обнаружен недостаток Упаковок, Требование-накладная создаваться не будет.





В случае, если в результате инвентаризации фактическое кол-во номенклатуры оказалось меньше, чем находится в резерве, то при выполнении доп.действия "Провести" не будут создаваться Требования-накладные.
Например, Отчет Инвентаризация:





Таблица Инвентаризация к этому отчету:


В данном примере видно, что фактическое кол-во номенклатуры 3,0, при этом в резерве 5,4.
При проведении Инвентаризации Требования-накладная не создана. Данная запись по инвентаризации попала в фильтр "Ошибки".
В этом фильтре отображаются Инвентаризации, если по какой-либо Позиции не получилось создать Требование-накладную.



2.5 Подтаблица Участники



В данной подтаблице вручную заполняется информация об ответственных лицах, проводящих инвентаризацию.

2.6 Дополнительные действия в таблице "Инвентаризация".

До проведения записи в таблице Инвентаризация доступны следующие доп.действия:

Распечатать: позволяет вывести на печать форму инвентаризационной описи
Провести: изменяется статус записи на "проведена", создаются Оприходования и Требования-накладные
Открыть отчет: открыввается Отчет Инвентаризация, на основании которого создавалась запись в таблице




После проведения записи в таблице Инвентаризация доступны следующие доп.действия:

Распечатать: позволяет вывести на печать форму инвентаризационной описи
Отмена проведения: изменяется статус записи на "подготовка", ранее созданные Оприходования и Требования-накладные к этой инвентаризации снимаются с проведения и перемещаются в архив
Инвен на непровед-ые поз.:если в подтаблице Инвентаризации есть номенклатура с отрицательным отклонением, то это доп.действие дает возможность создать отдельную запись по инвентаризации на эту номенклатуру(чтобы разобраться в причинах возникновения отрицательного значения)





3. Настройка доступа к складу

Для того, чтобы у сотрудника была возможность проводить инвентаризацию на определенном складе, нужно настроить доступ к складу в таблице Склады.
Таблица Склады расположена в категории "Номенклатура".
В поле "Могут проводить инвентаризацию" нужно указать, какие сотрудники имеют доступ к данному складу для инвентаризации.