Накладные в системе "Бизнес в Плюсе"


Ссылка на видео Ютуб: Накладные

Таблица "Накладные" нужна для учета расходов компании, в том числе формирования актов сверки с поставщиками, контроля наличия первичных документов и распределения суммы накладной по статьям расходов.
Изображение выглядит как текст, программное обеспечение, число, веб-страница Автоматически созданное описание

Возможно несколько вариантов добавления записей в таблицу:
1. Вручную с помощью добавления записей в таблице "Накладные". 
Заходим в категорию "Обеспечение" в таблицу "Накладные" и нажимаем действие "Добавить накладную".


Заполняем необходимые поля:
• 1. Дата (для актов) — для учета в актах сверки с поставщиками, в показателях (по умолчанию устанавливается дата текущая).
• 2. Сумма — общая сумма накладной
• 3. Контрагент — выбор из списка контрагентов (из таблицы "Поставщики" категория "Контрагенты").
• 4. Реквизиты — выбор из списка в таблице "Реквизиты контрагентов". Если у поставщика несколько реквизитов (например, ИП, ООО и т.п), можно будет выбрать те, по которым работаем именно в этой сделке.
• 5. Номер вход. документа — заполняется согласно данным в первичных документах.
• 6. Дата вход. Документа — заполняется согласно данным в первичных документах.
• 7. Комментарий — указываем при необходимости.
• 8. "Ждем доки" — выбор значения "Нет", "Да". По умолчанию "Нет". Нужно для контроля наличия накладных.
• 9. Нажимаем на действие "Сохранить".

После сохранения отобразилось еще несколько полей
• 1. Удалить — если накладная внесена неправильно, то в этом поле выбираем "Да". Запись появляется в фильтре "Удалить". Далее руководитель проверяет и удаляет.
• 2. Распределено (расходы) — поле заполняется автоматически суммой из подтаблицы «Расходы» после добавления записей
• 3. Распределено (Др. способ) — вносим сумму, если не хотим ее учитывать в расходах
• 4. Необходимо распределить — в этом поле отображается сумма, которую необходимо распределить через подтаблицу «Расходы».
 

Теперь рассмотрим подтаблицу "Расходы".
В подтаблице путем добавления новых записей можно распределить расходы из накладной по статьям затрат и привязать расходы к заказам.
Таким образом мы можем привязать расходы по закупке материалов, например фурнитуры, к одному и более заказу.

1) Добавляем новую запись в подтаблицу

2) Заполняем поля:
• 1. Статья затрат — выбираем из списка статей затрат, например фурнитура.
• 2. Сумма — вписываем сумму (в одной накладной можно распределить расходы сразу к нескольким заказам).
• 3. Комментарий — можем указать в комментарии, например, за что именно по этой накладной был расход на конкретный заказ
• 4. Заказ — выбираем из списка к какому договору привязываем расход.

3) После заполнения запись сохраниться автоматически и в полях "Распределено (расходы)" и "Необходимо распределить" вы увидите изменения.

4) Добавляем необходимое количество записей в подтаблицу «Расходы», чтобы в поле "Необходимо распределить" было 0,00.
5) Сумма записей в подтаблице "Расходы общие" переносится в накладную в поле "Распределено (расходы)".

6) Все данные, добавленные в подтаблицу, переносятся в таблицу "Расходы общие"(категория "Расходы").


7) Если расход привязан к заказу, в таблице «Договоры» в поле Доп. расходы отобразится сумма всех распределенных на данный договор расходов и в подтаблице «Доп.расходы» появится запись:


2. Второй вариант добавления накладной через таблицу "ЖДС" в категории "Финансы".
Этот способ позволяет отразить расходы в системе сразу после оплаты поставщику.
1. Заходим в категорию «Финансы» в таблицу «Журнал денежных средств» и добавляем новую запись:

 2) Выбираем Вид документа «Перевод поставщику»:


После этого все лишние поля будут скрыты:
Изображение выглядит как текст, снимок экрана, линия, диаграмма Автоматически созданное описание
Заполняем поля:
• 1. Поставщик — выбор из списка контрагентов в таблице "Поставщики".
• 2. Статья — выбираем из списка статей движения денежных средств
• 3. Сумма — вносим сумму перевода поставщику
• 4. Комментарий — указываем при необходимости
• 5. Дата реальная — указываем дату, когда сделали перевод поставщику, то есть ту дату, когда деньги списались с кассы или расчетного счета.
• 6. Учет денежных средств — выбираем кассу или расчетный счет, из которого сделан перевод поставщику
• 7. Нажимаем "Сохранить"
После сохранения отобразились ДД, которые можно выполнить из таблицы "ЖДС".
1) добавить Накладную.
2) добавить Накладную и Расход.

Рассмотрим каждое из них:
1) + накладная

При выполнении этого ДД создается запись в таблице «Накладные» в категории «Обеспечение. В ЖДС в поле «Накладная» запишется ссылка на данную накладную. В комментарии накладной будет написано, что она создана из ЖДС. 
В самой накладной необходимо будет заполнить поля: 
Реквизиты — указать реквизиты при необходимости
Номер вход. Документа — заполнить данными из первичных документов от поставщика
Дата вход. Документа — заполнить данными из первичных документов от поставщика


 Далее в накладной можно привязать расходы к заказам через подтаблицу «Расходы», как было описано ранее.
2) + накладная и расход
При выполнении этого ДД создается и «Накладная» в категории «Обеспечение» и расход в таблице «Расходы общие» в категории «Расходы» (также отображается в подтаблице «Расходы» в таблице Накладные). В комментарии накладной будет написано, что она создана из ЖДС. В самой накладной необходимо будет заполнить поля, аналогично заполнению при выполнении ДД «+накладная».


 Расход можно привязать к заказу в подтаблице в поле «Заказ» как было описано ранее.


Инструкции