Накладные в системе "Бизнес в Плюсе"

Таблица "Накладные" нужна для учета расходов компании, в том числе формирования актов сверки с поставщиками, контроля наличия первичных документов и распределения суммы накладной по статьям расходов.




Возможно несколько вариантов добавления записей в таблицу:
1. Вручную с помощью добавления записей в таблице "Накладные".
Подходит для накладных с небольшим количеством позиций.
Заходим в категорию "Обеспечение" в таблицу "Накладные" и нажимаем действие "Добавить накладную".



Заполняем необходимые поля:
• 1. Дата (для актов) — для учета в актах сверки с поставщиками, в показателях (по умолчанию устанавливается дата текущая).
• 2. Сумма — общая сумма накладной
• 3. Контрагент — выбор из списка контрагентов (из таблицы "Поставщики" категория "Контрагенты").
• 4. Реквизиты — выбор из списка в таблице "Реквизиты контрагентов". Если у поставщика несколько реквизитов (например, ИП, ООО и т.п), можно будет выбрать те, по которым работаем именно в этой сделке.
• 5. Номер вход. документа — заполняется согласно данным в первичных документах.
• 6. Дата вход. Документа — заполняется согласно данным в первичных документах.
• 7. Комментарий — указываем при необходимости.
• 8. "Ждем доки" — выбор значения "Нет", "Да". По умолчанию "Нет". Нужно для контроля наличия накладных.
• 9. Нажимаем на действие "Сохранить".

После сохранения отобразилось еще несколько полей
• 1. Удалить — если накладная внесена неправильно, то в этом поле выбираем "Да". Запись появляется в фильтре "Удалить". Далее руководитель проверяет и удаляет.
• 2. Распределено (расходы) — поле заполняется автоматически суммой из подтаблицы «Расходы» после добавления записей
• 3. Распределено (Др. способ) — вносим сумму, если не хотим ее учитывать в расходах
• 4. Необходимо распределить — в этом поле отображается сумма, которую необходимо распределить через подтаблицу «Расходы».



После заполнения данных необходимо распределить сумму расходов по накладной.
Есть несколько вариантов распределения:

Рассмотрим подтаблицу "Расходы".
Используется, когда нужно распределить расходы в накладной, не связанные с номенклатурой для производства (например, расходы на содержание офиса).
В подтаблице путем добавления новых записей можно распределить расходы из накладной по статьям затрат и привязать расходы к заказам.
Таким образом мы можем привязать расходы по закупке материалов без добавления этих материалов на склад. Например фурнитуры, к одному и более заказу.
1. Все данные, добавленные в подтаблицу, переносятся в таблицу "Расходы общие"(категория "Расходы").
2. Сумма записей в подтаблице "Расходы общие" переносится в накладную в поле "Распределено (расходы)".

1) Добавляем новую запись в подтаблицу
 
2) Заполняем поля:
• 1. Статья затрат — выбираем из списка статей затрат, например фурнитура.
• 2. Сумма — вписываем сумму (в одной накладной можно распределить расходы сразу к нескольким заказам).
• 3. Комментарий — можем указать в комментарии, например, за что именно по этой накладной был расход на конкретный заказ
• 4. Заказ — выбираем из списка к какому договору привязываем расход.

3) После заполнения запись сохраниться автоматически и в полях "Распределено (расходы)" и "Необходимо распределить" вы увидите изменения.

4) Добавляем необходимое количество записей в подтаблицу «Расходы», чтобы в поле "Необходимо распределить" было 0,00.
5) Сумма записей в подтаблице "Расходы общие" переносится в накладную в поле "Распределено (расходы)".

6) Все данные, добавленные в подтаблицу, переносятся в таблицу "Расходы общие" (категория "Расходы").


7) Если расход привязан к заказу, в таблице «Договоры» в поле Доп. расходы отобразится сумма всех распределенных на данный договор расходов и в подтаблице «Доп.расходы» появится запись:

Рассмотрим подтаблицу "Поступления".
Это расходы на материалы, товары, услуги, комплектующие для производства.

1. Добавляем запись в подтаблице "Поступления".
2. Заполняем поле "Номенклатура".
3. Заполняем поле "Кол-во".
4. Заполняем поле "Сумма". После заполнения происходит расчет и заполнение полей "Необходимо распределить" в накладной  и "Цена".
5. Если данная номенклатура поступила для конкретного заказа, в поле "Заказ клиента" выбираем договор.
В выпадающем списке будут отображены все заказы, у которых данная номенклатура не обеспечена. При этом сортировка заказов будет по полю "Дата план готовности" от более ранних к более поздним.
6. Когда все данные по поступлению заполнены, в поле "Проведено" выбираем значение "Да".  В этот момент произойдет поступление позиции на склад, если не заполнено поле "Заказ клиента". Если заказ клиента выбран, то поступление будет привязано к заказу.
Для изменения значений в подтаблице нужно отменить проведение - указать в поле "Проведено" "Нет".



Распределение через поле "Распределение (Др способ)".
Есть поставщики, по которым не нужно создавать записи в подтаблицах "Расходы общие" и "Поступления".
К таким поставщикам могут относяться поставщики техники, камня, другой мебели и др. Нет смысла добавлять данные, так как расходы мы уже учли в таблицах "Техника", Камень", "Другая мебель".
Поэтому после добавления накладной в поле "Распределено (Др способ) указываем число равное полю "Сумма".



Фильтры и форматирование помогают при работе с таблицей.




2. Вариант добавления накладной через таблицу "ЖДС" в категории "Финансы".
Этот способ позволяет отразить расходы в системе сразу после оплаты поставщику.



  1. Заходим в категорию «Финансы» в таблицу «Журнал денежных средств» и добавляем новую запись: 

 2) Выбираем Вид документа «Перевод поставщику»:


После этого все лишние поля будут скрыты:

Заполняем поля:
• 1. Поставщик — выбор из списка контрагентов в таблице "Поставщики".
• 2. Статья — выбираем из списка статей движения денежных средств
• 3. Сумма — вносим сумму перевода поставщику
• 4. Комментарий — указываем при необходимости
• 5. Дата реальная — указываем дату, когда сделали перевод поставщику, то есть ту дату, когда деньги списались с кассы или расчетного счета.
• 6. Учет денежных средств — выбираем кассу или расчетный счет, из которого сделан перевод поставщику
• 7. Нажимаем "Сохранить"
После сохранения отобразились ДД, которые можно выполнить из таблицы "ЖДС".
1) добавить Накладную.
2) добавить Накладную и Расход.

Рассмотрим каждое из них:
1) + накладная

При выполнении этого ДД создается запись в таблице «Накладные» в категории «Обеспечение. В ЖДС в поле «Накладная» запишется ссылка на данную накладную. В комментарии накладной будет написано, что она создана из ЖДС. 
В самой накладной необходимо будет заполнить поля: 
 Реквизиты — указать реквизиты при необходимости
Номер вход. Документа — заполнить данными из первичных документов от поставщика
Дата вход. Документа — заполнить данными из первичных документов от поставщика


 Далее в накладной можно привязать расходы к заказам через подтаблицу «Расходы», как было описано ранее.
 2) + накладная и расходПри выполнении этого ДД создается и «Накладная» в категории «Обеспечение» и расход в таблице «Расходы общие» в категории «Расходы» (также отображается в подтаблице «Расходы» в таблице Накладные). В комментарии накладной будет написано, что она создана из ЖДС. В самой накладной необходимо будет заполнить поля, аналогично заполнению при выполнении ДД «+накладная».
 

 Расход можно привязать к заказу в подтаблице в поле «Заказ» как было описано ранее.

3. Добавления записей в таблице "Накладные" через таблицу "Буфер импорта".
Подробно см. в таблице "Буфер импорта".


                                Необходимо сделать.                                                                                             
1. Добавить накладную.
2. Добавить запись в подтаблице расходы общие.
3. Добавить запись в подтаблице поступления.
4. Распределить затраты другим способом.